ORGANIMETRÍA

Actividad N° 2. Organimetría

Propósito: Conocer la diferentes  normas para elaborar Organigramas, aplicando técnicas para su elaboración, para así poder Diseñar organigramas de acuerdo a las necesidades de la organización.

Organimetría

     La organimetría es la medida de un sistema, es una de las técnicas de la racionalización que se ocupa de la elaboración, diseño y adecuación de los organigramas. Esta herramienta se basa en una estructura materializada en un papel aunque hoy en día por el mismo avance de la tecnología este término se está modificando, ya que; ahora la encontramos de manera electrónica. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

Objetivo

     El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que su principal objetivo es lograr una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

• Desempeña un papel informativo.
• Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.
• Reflejar las organizaciones existentes
• Consignar las organizaciones propuestas
• Medio para comunicar al personal la estructura de la organización.
• Indicar las relaciones de trabajo y de líneas de autoridad.
• Identificación de cada trabajador con la labor que hace y sector que pertenece.

Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

• Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
• Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Utilidad

     Los organigramas son instrumentos útiles de organización, ya que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

• Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.
• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de la comunicación.
• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.

Tipos de Organigramas

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

 

 

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.  

Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo. 

Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.

     Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un momento determinado.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

      Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relación que los liga.

     Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de un mismo individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.

• Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
•    Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan especialización y correlación.
• · Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.
• · Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.
• · Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.
•    Figura Geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.
• · Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
• · Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la estructura.
• · Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

Criterios para elaborar un organigrama

     Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

• Títulos de descripción condensada de las actividades.
• Nombre del funcionario que formuló las cartas.
• Fecha de formulación.
• Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
• Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

     Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.

Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben considerar:

• Los datos que deben recogerse.
• Las fuentes de información.
• Los métodos de recogerlos.

     Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:

Información sobre unidades

• El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.
• Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
• Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.

Información sobre relaciones: Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores: Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organograma.

¿Organización futura o actual?

La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

• Planeación de una organización nueva. 
• Representación de una organización existente.

Planeación de la organización: En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información

  

En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:

• Los archivos de la institución.
• Los empleados y funcionarios.
• Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Métodos de recolección de datos

• Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).
• Cuestionarios escritos.
• Entrevistas con jefes y empleados.
• Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora).

Registro de datos: Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.

Análisis de datos: La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.