ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Actividad N° 1. Organización y Sistemas

Propósito: Identificar las  estructuras organizacionales, estableciendo  las diferencias entre cada una de ellas, e identificar las características de cada tipo de estructura.

1. Definición

     Se puede definir como aquella ciencia que trata los procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema. La organización se basa en el grupo que pertenece en la búsqueda del mismo fin, por otra parte un sistema es aquel que está representado por los componentes y relaciones necesarias para la realización de un objetivo claro está que es bajo ciertas restricciones habilitadas. La Organización y Sistemas estudian los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

   

    2.  Origen y Antecedentes

     La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación. 

     En esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la función de Organización y Sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. 

     La segunda fase es a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. 

     Las unidades de Organización y Sistemas se legalizaron en 1971, mediante varios acuerdos:

•  Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas.
•  Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia.
•  Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios.

     En los últimos años, Organización y Sistemas, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica.

     3. Naturaleza de las funciones de la unidad de Organización y Sistemas

      Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de línea, en efecto la oficina de Organización y Sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Considerando la opinión de varios autores la unidad de Organización y Sistemas debe tener una función de carácter asesor, no obstante se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales se considerara determinante la necesidad de ejercer dentro de la institución un carácter ejecutivo. 

    4. Características de los análisis de Organización y Sistemas 

      La información sobre la actividad administrativa de la unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

• Conocer el hecho o la situación que se analiza.
• Describir tal hecho o situación.
• Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
• Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.
• Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.
• Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
• Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

     Es importante destacar que la unidad de organización y sistemas una vez elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la organización de las ventajas que se lograrían alcanzar si las recomendaciones se pusieran en práctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la unidad ejecutiva.

Características de la función ejecutiva o de línea

• Dirigir el estudio.
• Ejecutar acciones orientadas a poner en práctica las recomendaciones.

    5. Perfil del analista de Organización y Sistemas

Condiciones Generales

     Para que un analista de Organización y Sistema ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

• Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
• Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
•  Ser creativo, hábil y autoconfiable.
• Poseer facilidades para las relaciones humanas.
• Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Condiciones Particulares

•  Analizador: Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuales son los que debe anotar para su posterior análisis. 
• Orientador: El trabajo de Organización y Sistema es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar tosa su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos. 
• Perceptivo: Habilidad para daber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener. 
• Buen oyente: Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primer pregunta, debe seguir las respuesta del entrevistado y no interrumpirlo en su relato. 
• Creador e Innovador: Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.
• Vendedor: El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

    6. Tipos de Organización y Sistemas

      Por medio de la organización se establecen canales de autoridad y responsabilidad para una buena dirección y control de las actividades planeadas para así cumplir con el curso de acción fijado con las metas propuestas. Las conforman personas, tareas y una administración que interactúan constantemente en función de los objetivos a cumplir.

 

        Las organizaciones se pueden clasificar tomando en cuenta diversos criterios, algunos de ellos son:

Según su formalidad

• Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para el control, las decisiones a tomar y la comunicación. Esto lo que permite es la definición explícita de cómo y dónde se separan las actividades y personas, así como también cómo se las reúne nuevamente.
• Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el control y la comunicación. Generalmente en una organización suelen convivir ambas características, aunque una predomine sobre la otra.

Según el grado de centralización

• Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo mayor posible a lo largo de la cadena de mando.
• Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la autoridad de toma de decisiones está concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega muy poca autoridad.

Según los fines

• Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean tienen que ver con desempeñar algún rol o función dentro de una sociedad determinada. Aquí no sólo se ubican las organizaciones no gubernamentales, mejor conocidas como ONGs, sino también las iglesias, los servicios públicos y el ejército, entre otros.
• Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, también conocidas bajo el nombre de empresas, buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para sus accionistas o propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles que desempeñan en una determinada sociedad.

    7. Clasificación de Sistemas

 

     La clasificación de un sistema al igual que el análisis de los aspectos del mismo es un proceso relativo; depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla. Los sistemas se clasifican así:

Según su relación con el medio ambiente

• Abiertos: Sistemas que intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplo: célula.

• Cerrados: Sistemas que no intercambian materia, energía o información con el ambiente. Ejemplos: El universo. La clasificación de sistema cerrado es netamente conceptual pues en la práctica todo se encuentra comunicado con elementos externos.

Según su naturaleza

•  Concretos: Sistema físico o tangible. Ejemplos: Equipos de sonido.

• Abstractos: Sistemas simbólicos o conceptuales. Ejemplo: Sistema sexagesimal.

Según su origen

• Naturales: Sistemas generados por la naturaleza, tales como los ríos.

• Artificiales: Sistemas que son productos de la actividad humana, son concebidos y construidos por el hombre, tenemos al tren.

Según sus relaciones

• Simples: Sistemas con pocos elementos y relaciones, como el péndulo.

• Complejos: Sistemas con numerosos elementos y relaciones. Ejemplo: universidad.

     Esta clasificación es relativa porque depende del número de elementos y relación considerados. En la práctica y con base en límites psicológicos de la percepción y comprensión humanas, un sistema con más o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple.

Según su cambio en el tiempo

• Estáticos: Sistema que no cambia en el tiempo: Sistema numérico.

• Dinámicos: Sistema que cambia en el tiempo: hongo.

     Esta clasificación es relativa porque depende del periodo de tiempo definido para el análisis del Sistema.

Según el tipo de variable que lo define

• Discretos: Sistema definido por variables discretas: lógica booleana.

• Continuos: Sistema definido por variables continúas: ríos.

Otras clasificaciones

• Jerárquicos: Sistemas cuyos elementos están relacionados mediante relaciones de dependencia o subordinación conformando una organización por niveles: gobierno de una ciudad.

• Sistema de control: Sistema jerárquico en el cual unos elementos son controlados por otros: lámparas.

• Sistema de control con retroalimentación: Sistema de control en el cual elementos controlados envían información sobre su estado a los elementos controladores: termostato.

• Determinístico: Sistema con un comportamiento previsible: palanca.

• Probabilístico: Sistema con un comportamiento no previsible: el clima.