SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

Actividad N° 5. Simplificación del trabajo

Propósito: Conocer las técnicas para la simplificación del trabajo aplicando Diagramas de Procesos.

Simplificación del trabajo

     Es el uso organizado del sentido común para encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. La simplificación del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite el abatimiento de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa. La simplificación del trabajo presupone el mejor método de trabajo" el más fácil; proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace que la supe- ración personal sea más fácil, sino que además se ajusta como una modalidad conveniente y continua.

     De los índices parciales, el más usado es el de la productividad del trabajo, el cual relaciona la producción obtenida durante un periodo determinado, respecto a los recursos empleados para ello. También puede expresarse como el número de bienes o servicios producidos por cada empleado. La unidad de medida en la duración del trabajo puede ser de una hora, un día, un mes, un año. A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

     Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio o recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.

Límites en el proceso de trabajo

• Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos operacionales y relaciones de trabajo. Por ejemplo un Proceso de Reclamación de Seguros, o un Proceso de Desarrollo de Ingeniería. 
• Un proceso debe estar totalmente contenido en una única unidad de organización o puede que tenga varias organizaciones diferentes, como en una relación cliente-distribuidor.
• Un proceso de trabajo tiene definidas condiciones, desencadenando su inicio en cada nuevo ejemplo (la llegada de una reclamación) y rendimientos definidos a su conclusión.
• Un proceso de trabajo puede que asocie interacciones correctas o relativamente incorrectas entre los participantes; su duración puede también variar ampliamente.
• Un proceso de trabajo puede constar de actividades automatizadas, capaces de la gestión del flujo de trabajo, y / o actividades manuales, que deben estar más allá del ámbito de la gestión del flujo de trabajo. 

El crecimiento y el control del proceso

Crecimiento de proceso de trabajo

  Cabe destacar que existe una diferencia entre la evolución y el desarrollo de una actividad socio-económica. La evolución se mantiene fundamentalmente de la creación de una nueva forma de manifestación del trabajo. Es mucho más eficaz que la que se encuentra en curso, dando lugar a la instalación de una nueva forma de trabajar, de un nuevo proceso de trabajo. En cambio, el desarrollo se conserva exclusivamente del crecimiento de las variables incluidas en el proceso de trabajo en curso. 

     Es importante señalar que, por esta vía de crecimiento, el grupo social no puede superar jamás la limitación de la herramienta de trabajo, en tanto que extensor del brazo del trabajador, un extensor de la fuerza de trabajo. Es ahí que se percibe la diferencia. El crecimiento tiene por origen la interacción de los propios elementos del proceso de trabajo. En cambio, el origen de la evolución se encuentra al interior de la actividad socio-económica y no al interior del proceso de trabajo en curso.

     Otras formas de manifestación del trabajo tomarán su lugar en el proceso de evolución de la actividad socio-económica. Sin embargo el desarrollo de un grupo social está relacionado directamente con el tipo de repartición del resultado de la actividad económica.

   El análisis del proceso de trabajo con herramientas nos permite potencialmente hacer una primera aproximación a la expresión “propiedad privada de los medios de producción”.

Control de proceso de trabajo

  Control de procesos significa el conjunto de conocimientos, métodos, herramientas, tecnologías, aparatos y experiencia que se necesitan para medir y regular automáticamente las variables que afectan a cada proceso de producción, hasta lograr su optimización en cuanto a mejoras del control, productividad, calidad, seguridad, u otros criterios.

 

   Muy poco sirve la implantación de un sistema de calidad y sus procesos de control sino se tienen herramientas que agilicen y aseguren su seguimiento y puesta en marcha. Si el lector entiende que el sistema de control de su empresa es lento, pesado, complicado o poco efectivo, aquí puede encontrar la forma de mejorar. 

El proceso: Objetivos para mejorar

    Dentro de algunos de los objetivos de la simplificación de trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:

• Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.
• Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.
• Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
• Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.
• Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión o eliminación de formas impresas.
• Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.
• Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.
• Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.
• Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.
• Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.  

     La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

Análisis de procesos, cambios de paradigma

  

Análisis de procesos

    Un análisis de proceso describe los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular. Identifica los pasos que le agregan valor (es decir, trabajo) y los que no lo hacen (desperdicio). Es preciso recordar que la clave de la reingeniería de procesos es eliminar o reducir al mínimo el desperdicio del proceso. Sin embargo, antes de poder eli­minarlo o reducirlo al mínimo, es preciso identificarlo. Un análisis del proceso permite identificar el desperdicio.

    De esta manera, un análisis del proceso permite examinar el flujo global de cualquier actividad de trabajo. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos cuantitativos, incluyendo:

• Cuánto tiempo toma el proceso.
• Cuánto desperdicio contiene.
• Cuántas personas involucran.
• Cuánto cuesta.  

    El propósito de un análisis de proceso no es sólo recolectar datos. Más bien, se trata de realizar algún tipo de mejora. Recolec­tar datos y no hacer nada al respecto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo. EI propósito final de cualquier análisis del proceso es:

• Elevar la calidad del proceso. 
• Aumentar la eficiencia.
• Reducir los costos relativos al proceso.
• Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso.
• Hacer el trabajo más seguro.

 Cambios de paradigma

Un cambio de paradigma (o ciencia revolucionaria) es, según Thomas Kuhn en su influyente libro La estructura de las revoluciones científicas (1962), un cambio en los supuestos básicos, o paradigmas, dentro de la teoría dominante de la ciencia. Contrasta con su idea de ciencia normal.

   Según Kuhn, «Un paradigma es lo que los miembros de una comunidad científica, y sólo ellos, comparten». A diferencia de un científico normal, Kuhn sostenía que «un estudiante de humanidades tiene ante sí una serie de soluciones competitivas e inconmensurables a estos problemas, soluciones que en última instancia debe examinar por sí mismo.»

   Una vez que un cambio de paradigma se ha completado, un científico no puede, por ejemplo, rechazar la teoría de los gérmenes y plantear la posibilidad de que el miasma causa las enfermedades o rechazar la física moderna y la óptica postulando que el éter transporta la luz. Por el contrario, un crítico en Humanidades puede adoptar una serie de posturas (por ejemplo, crítica marxista, crítica freudiana, deconstrucción, crítica literaria al estilo del siglo XIX), que pueden estar más o menos de moda durante un período determinado, pero que son todos considerados legítimos.

   Desde la década de 1960, el término también se ha utilizado en numerosos contextos no científicos para describir un cambio profundo en un modelo fundamental o la percepción de acontecimientos, a pesar de que el propio Kuhn restringió el uso de la palabra a las ciencias duras. Se compara con una forma estructurada de Zeitgeist.

Técnicas para simplificar el trabajo

• Medición del trabajo: La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándose según una norma (método) de ejecución preestablecida.

• Planeación de la distribución de espacio: La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

• Diagrama de procedimientos o proceso: Ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.

• Cuadro de distribución de trabajo: Se conoce también como Diagrama de Distribución del Trabajo, es una síntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. 

• Gráfica de la distribución física de la oficina y distribución de planta:

• Diagrama de pert: Es una representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla.
  
  

• Diagrama de pescado: El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama causal, se trata de un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha.

• Diagrama de gantt: Es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.